Rozpoczynając współpracę z klientem musimy uświadomić sobie, że ta relacja będzie od nas wymagała elastyczności i dyplomacji, a nade wszystko zaangażowania. Naszym celem bowiem jest nie tylko doprowadzenie bieżącego projektu do szczęśliwego finału, lecz także owocna współpraca w przyszłości.

Jeśli klient zdecydował, że to właśnie nasza agencja reklamowa jest godna jego zaufania, to powinniśmy go w tym przekonaniu utwierdzić. Wszyscy pracownicy, którzy będą rozmawiać z nowym partnerem biznesowym muszą wykazać się kompetencją, a także udowodnić rozmówcy, że w agencji panuje ład i przekaz informacji, pozwalający na bezstresową współpracę.

W czasie rozmowy unikajmy potocznych wyrażeń lecz traktujmy klienta jak partnera, z którym chcemy zbudować więź dzięki atmosferze sprzyjającej obustronnemu zaufaniu.

Na samym początku współpracy należy wyraźnie określić, jakie informacje muszą być przekazywane w trakcie realizacji zlecenia zarówno pracownikom agencji, jak i klientowi i jego współpracownikom.

Należy też ustalić częstotliwość raportowania stanu pracy agencji, trzeba zapytać klienta, jak często życzy on sobie otrzymywać informacje od agencji i w jakich godzinach.

Nasz klient powinien zostać poinformowany o tym, kto wchodzi w skład zespołu, który będzie odpowiedzialny za powodzenie projektu. Ważne jest, aby wiedział, do kogo ma się zwracać w związku z realizacją różnych aspektów zlecenia.

Podczas wstępnych rozmów musimy też ustalić, gdzie będą odbywać się osobiste spotkania przedstawicieli agencji i klienta – zapytajmy więc czy wygodniej będzie naszemu partnerowi spotykać się w siedzibie agencji, czy w jego firmie, lub w innym, dogodnym miejscu. Ustalmy też już na początku, za co odpowiedzialni jesteśmy my, a za co nasz klient.